Existe um cálculo de uma linha só que decide quanto milhares de prestadores de serviço pagam de imposto por mês. Ele se chama Fator R e, apesar de simples, é o item que mais aparece nas revisões que fazemos em empresas que chegam vindas de outro escritório.
O que é o Fator R
É a razão entre a folha de pagamento e a receita bruta, ambas consideradas nos últimos 12 meses:
Fator R = folha de pagamento (12 meses) ÷ receita bruta (12 meses)
Quando o resultado é igual ou superior a 28%, a atividade é tributada pelo Anexo III do Simples Nacional. Abaixo de 28%, cai no Anexo V, que começa com alíquota bem mais alta.
O que entra na “folha”
Este é o ponto que mais gera dúvida. Entram no cálculo:
- Salários dos funcionários registrados;
- Pró-labore dos sócios, que é o item mais esquecido;
- Encargos como FGTS e a contribuição previdenciária patronal;
- 13º salário e férias, quando pagos no período.
Não entram: distribuição de lucro, pagamento a pessoa jurídica terceirizada e retirada informal de sócio.
Um exemplo com números
Imagine uma agência que faturou R$ 600 mil nos últimos 12 meses e teve R$ 150 mil de folha no mesmo período. O Fator R é 25% — abaixo do corte. Ela é tributada pelo Anexo V.
Se essa mesma agência ajustar o pró-labore de forma que a folha chegue a R$ 168 mil, o Fator R passa a 28% e ela migra para o Anexo III. A economia no DAS, nesse patamar de faturamento, costuma superar com folga o custo do INSS adicional sobre o pró-labore.
Repare que a conta pode dar nos dois sentidos: em empresas com faturamento alto e equipe pequena, forçar a folha para chegar aos 28% às vezes não compensa. Por isso o cálculo precisa ser feito com os números reais, e não por regra de bolso.
Os três erros que fazem a empresa perder o Anexo III
- Não calcular todo mês. O Fator R é apurado mês a mês, olhando os 12 meses anteriores. Uma queda de faturamento ou um mês sem pró-labore muda o resultado.
- Retirar dinheiro só como lucro. Distribuição de lucro não entra na folha. Sócio que retira tudo como lucro derruba o Fator R.
- Trocar equipe registrada por PJ. Terceirizar reduz a folha e pode empurrar a empresa para o Anexo V — sem contar o risco trabalhista.
Quem pode usar o Fator R
O cálculo vale para as atividades que a legislação do Simples Nacional lista como sujeitas a essa regra — em geral serviços de natureza técnica e intelectual, como agências de marketing, empresas de tecnologia, consultorias e várias atividades da área de saúde. Comércio, indústria e as atividades do Anexo IV seguem outra lógica.
Como saber se vale para você
Precisamos de três informações: o CNAE principal da empresa, a receita bruta dos últimos 12 meses e a folha do mesmo período, com o pró-labore separado. Com isso dá para dizer em minutos se há economia disponível.
No acompanhamento da Conplanner esse cálculo é rotina mensal — você é avisado antes de perder o anexo, não depois. Veja como funciona o nosso trabalho ou mande os seus números para a gente conferir. Se você tem uma agência, a página de contabilidade para agências de marketing traz outros pontos que costumam pesar.
